¿Te gustaría reunirte con ese cliente de Panamá que desea contratar de nuevo tus servicios? ¿Quizá saludar a tus padres que se encuentran de vacaciones en Australia? ¿O tal vez recibir clases personalizadas de mandarín desde tu casa?
No tienes que perderte de nada, tampoco tiene que ser una comunicación fría. Las tecnologías de comunicación proporcionan esa calidez de una conversación personal, aún en la distancia.
En esta ocasión te hablaré sobre los servicios de videoconferencias y cómo sacar provecho de ellas para múltiples propósitos.
¿Qué son los servicios de videoconferencia?
Los servicios de videoconferencias son ese conglomerado de tecnologías duras y blandas (hardware y software), que te proveen de un mecanismo de comunicación, con el cual interactúas en tiempo real con una o varias personas a través de audio y vídeo.
Aunque todos los participantes se encuentren alejados, tienes la sensación de cercanía porque observas sus gestos, comprendes el tono de voz, percibes el mensaje como si estuvieras en el mismo lugar.
¿Para qué sirve la videoconferencia?
La videoconferencia es una gran herramienta de comunicación, sobre todo en tiempos en los que la movilidad se puede ver disminuida por factores económicos, laborales, de salud, entre otros.
El uso de estos sistemas se tradujo en el avance de proyectos laborales, comunicación familiar, desarrollo académico, inclusive consultas de salud o clases de entrenamiento físico.
Son muchos los espacios de vida en los que puedes utilizar este tipo de servicios para lograr tus propósitos y entre ellos te puedo mencionar los siguientes:
Comunicación con amigos y familiares
Con la videoconferencia puedes comunicarte con tu familia o estar presente durante reuniones entre amigos, aunque te encuentres en otras latitudes.
En tiempos en los que la movilidad se dificulta, este medio ayuda a bajar los niveles de ansiedad y estrés de las personas, porque proporciona un medio de comunicación sencillo, rápido y constante con los seres queridos.
Videojuegos y entretenimiento en grupo
¿Qué te parece jugar Stop o Trivia online?
Recrear esas sesiones de juegos de mesa desde la distancia es posible a través de aplicaciones de videoconferencia que están orientadas a proveer diversión.
Ellas ofrecen un interesante menú de alternativas para el entretenimiento en grupo, además de opciones de privacidad para que puedas disfrutar al máximo grupo.
Trabajo remoto y colaboración en proyectos
En el trabajo remoto y la colaboración representan una ventaja tremenda. Facilitan la conformación de sesiones laborales en tiempo real, sin importar la distancia.
También permiten la automatización de tareas, como la gestión de convocatorias y recordatorios, el control de la asistencia y hasta grabar reuniones para que quede un registro de lo elaborado.
Cursos online y educación a distancia
En la educación en línea, la videoconferencia siempre ha sido una gran aliada. No son pocas las instituciones de todo nivel que se basan en ellas para ofrecer sus clases a distancia, ahora más que nunca.
A través de estos sistemas tienes acceso directo al proceso formativo sin necesidad de movilizarte. O, mejor aún, con la posibilidad de elegir el lugar desde el cual deseas aprender.
Servicio de atención al cliente
Para la atención al cliente también es muy oportuna y beneficiosa, porque permite dirigir en forma clara acciones que solventen alguna situación.
Ellas suelen mejorar la experiencia del usuario porque representa una opción de comunicación cómoda para el cliente, y le provee también una sensación más humana.
Características de la videoconferencia
Multiplataforma
Los sistemas de videoconferencias pueden ejecutarse sobre múltiples dispositivos como ordenadores, tablets y teléfonos móviles, y en sistemas operativos, como Windows, MacOS, iOS o Android.
Esto le proporciona al usuario una gran versatilidad y facilidad de uso, ya que mientras una persona puede estar conectada desde su tablet otra lo hace desde su móvil, en completa compatibilidad.
Función de compartir pantalla y enviar ficheros
Con la función de compartir pantalla puedes mostrar tus presentaciones o basarte en cualquier recurso como hojas de cálculo o pizarrones digitales. Así tu audiencia obtiene una mayor comprensión sobre la temática que se discute.
Estos sistemas también facilitan la distribución de archivos en formato de imágenes, audios, videos o documentos.
Límite de asistentes en salas
Las aplicaciones de videoconferencias suelen tener límites de conexiones, que muchas veces dependen de su infraestructura; otras son empleadas con fines comerciales.
Es decir, lo hacen para incentivar la adquisición de productos de mayor precio, por un alcance mayor en cuanto a número de participantes y horas de conexión.
Configuración de un fondo virtual
Algunas de ellas permiten configurar el fondo que muestras en tu videollamada, de tal forma que nadie pueda observar lo que hay en el espacio en el que te encuentras.
Es una opción divertida y una salida elegante, sobre todo cuando deseas ocultar el espacio desde el cual interactúas.
El streaming es una herramienta poderosa muy utilizada en el mercadeo digital. Facilita la interacción con los usuarios, ante la inmediatez y cercanía que se genera en cada conexión.
A través de las aplicaciones de videoconferencias, puedes difundir a tu audiencia contenido en vivo o grabado, con alcance masivo.
Protocolos de videoconferencia más usados
WebRTC
WebRTC (Web Real-Time Communication) o comunicación web en tiempo real, es un proyecto de código abierto que logró reunir a empresas grandes de las tecnologías de información como Apple, Google, Microsoft, Mozilla y Opera.
Su función es proporcionar una vía para realizar videollamadas sobre la web, sin necesidad de instalar complementos adicionales, de tal manera que se facilite la comunicación a los usuarios y entre dispositivos.
Para ello se basa en los siguientes protocolos:
RTP o Real-time Transport Protocol
Con RTP o protocolo de transporte en tiempo real, es posible transmitir recursos multimedios a través de la red.
Se monta como una capa adicional sobre los protocolos TCP (Transmission Control Protocol) o Protocolo de Control de Transmisión y UDP (User Datagram Protocol) en la red, que son encargados del transporte de los datos.
TCP asegura que el mensaje llegue a su destino mientras que UDP no es tan preciso.
Sin embargo, TCP suele ser más pesado en su conexión que UDP por lo que al unirse a RTP, éste le provee mecanismos que ayudan a asegurar que el mensaje llegue en las proporciones necesarias.
Sin embargo, RTP se encarga de efectuar la transmisión pero se complementa con RTPS para agregar otras funcionalidades.
RTSP o Real Time Streaming Protocol
Conocido en español como protocolo de transmisión en tiempo real, permite al usuario controlar el flujo de la multimedia con acciones como iniciar, detener o abandonar una sesión de streaming.
Beneficios de la videoconferencia
Permite trabajar desde casa
Con estos servicios es posible contar con opciones laborales o profesionales que puedes ejercer desde casa, bajo unos niveles aceptables de empatía que hagan más cercana la conexión con clientes y compañeros de trabajo.
No tienes necesidad de movilizarte y tu productividad no ve afectada por ello. Con un equipo o dispositivo y una conexión a Internet, cada día es menos importante el lugar en el que te encuentres, siempre que cumplas con las metas personales u organizacionales.
Mostrar imágenes y productos
Como herramienta para la venta, la videoconferencia también te ofrece el beneficio de hacer demostraciones que acerquen tu producto al cliente.
Aprender online
El aprendizaje en línea llegó para quedarse, y es que este es un sector muy atractivo en el que los consumidores han sabido apropiarse del conocimiento bajo las metodologías y bondades que le ofrece la gran red.
Con la ayuda de los servicios de videoconferencia, puedes aprender desde el lugar que te encuentres y de la manera que prefieras, lo que sin duda puede mejorar tu experiencia al generar conocimiento.
Fácil de usar
Cada vez que empleas videoconferencias o haces reuniones en línea, esto no representa ningún reto. O al menos no más que el simple hecho de adaptarse a características funcionales que le diferencien de otras.
Ahorro de costes en la empresa
La videoconferencia disminuye las necesidades de traslados terrestres o aéreos, por lo que los costes en líneas generales bajan sin que la productividad se vea afectada por ello.
Y si tomas en cuenta que en ocasiones los gastos relativos a electricidad, servicios de internet y uso de equipos son trasladados a terceros, comprenderás porqué es una alternativa clara para las empresas.
Es por ello que la videoconferencia se transforma en un medio eficiente para concretar objetivos a muy bajo coste.
Servicios de videomensajería multiplataforma
Whatsapp es uno de los servicios de mensajería más empleados para la videoconferencia.
Ofrece un servicio de alta calidad y asegura en la transmisión la cobertura de cifrado punto a punto para hacer tus conversaciones seguras.
Su capacidad de conexión es muy limitada con respecto a otros servicios, ya que solo permite la participación de hasta 8 personas.
Sin embargo, en las últimas actualizaciones ha incorporado una funcionalidad en la que se enlaza con Messenger Rooms de Facebook para permitir la conexión de hasta 50 personas.
Messenger Room de Facebook
En meses pasados Facebook anunció el lanzamiento de esta aplicación para Facebook Messenger disponible para realizar videollamadas desde la web o desde la aplicación de Messenger para móvil, con capacidad de hasta 50 personas.
Estos espacios en los que se establece la conexión se llaman salas, y puedes crearlas no solo desde la web de Facebook, Messenger o WhatsApp, sino también a través Instagram Direct.
Uno de los inconvenientes que presenta esta aplicación es que sus salas no están encriptadas de extremo a extremo como las conversaciones de Whatsapp, por lo que la seguridad es un tema pendiente para este servicio.
Apple Facetime
Apple Facetime es una aplicación con la que puedes realizar videollamadas solo a través de un iPhone, iPad o iPod touch. Soporta un máximo de 32 conexiones al mismo tiempo.
Te permite emplear Memojis o emojis personalizables y Animojis, pero para ello necesitas un iOS 13 o iPadOS.
Google Hangouts
Hangouts es una opción de Google para conectar videollamadas a través de la red. Se encuentra disponible para la web mediante los servicios de Gmail, así como en aplicación para Android, IPhone e IPad.
Permite conectar hasta 25 personas. También puedes compartir tu pantalla; por eso es muy empleada en el ámbito educativo y de productividad empresarial.
Viber
Esta aplicación permite realizar videollamadas de hasta 20 personas. Entre sus funciones, incluye la opción de apagar tu video y micrófono para convertirte en un simple espectador.
Viber hace énfasis en su seguridad. Con cifrado de extremo a extremo, dicen ser la aplicación más segura del mercado sin posibilidad alguna de escuchar o leer tus conversaciones.
Disponible en versión móvil para IOs y Android, así como para Windows, MacOS y Linux en escritorio.
Servicios de videomensajería para grupos y meetings
Zoom
Con capacidad para dar soporte hasta a 1000 participantes y 49 videos en pantalla, Zoom es una de las aplicaciones que lideran el mercado de las videoconferencias.
Con ella puedes compartir tu pantalla para realizar trabajo colaborativo mientras que grabas tus reuniones. Así pueden ser publicadas en redes sociales o compartidas con quien desees.
En su versión gratuita te permite realizar reuniones uno a uno ilimitadas y en grupo de hasta 100 participantes, por un máximo de 40 minutos.
Sus planes Pro, Business y Enterprise van desde los 149,90$ hasta los 199,99$. Con ellos obtendrás transmisiones por streaming en redes sociales, transcripción de las grabaciones y almacenamiento en la nube.
Skype
Una de las aplicaciones pioneras de estos servicios. Skype captó la atención del mercado por su capacidad para realizar reuniones y mensajería en línea con muy alta calidad.
Con Skype es posible que realices videoconferencias con un máximo de 50 participantes. Puedes grabar tus conversaciones y mantenerlas en privado con la activación de su cifrado integral.
Se encuentra disponible tanto para móviles, tabletas, escritorio y web como para Alexa y Xbox, todo ello para sistemas operativos Windows, Mac OS, Linux, IOs y Android.
Google Meet
Meet ofrece la posibilidad de conectar hasta 250 personas en una videollamada, con cifrado de tránsito que garantiza un alto nivel de seguridad en la comunicación.
En su versión gratis las llamadas pueden durar hasta 1 hora y conectar un máximo de 100 personas sin límites de reuniones pautadas.
Este servicio se encuentra disponible desde la web bajo los servicios de Google, así como para dispositivos IOs y Android. También permite compartir pantalla para mostrar presentaciones, hojas de cálculo o documentos.
Su versión Enterprise permite hacer emisiones en directo para hasta 100.000 personas en forma simultánea.
Jitsi Meet
Es un servicio de videoconferencias open source gratuito que te permite realizar reuniones sin limitaciones de horas, ni de participantes.
Con Jitsi Meet no hay necesidad de crear cuentas. Te puedes conectar solo con el nombre de la sala y la contraseña (aunque esta última es opcional).
Se accede a ella a través de la web, aunque también cuenta con aplicaciones para IOs y Android. Se integra con Dropbox para grabar tus conferencias, así como con Youtube para el streaming.
Servicios para empresa
Algunos de estos servicios hacen mayor énfasis en proporcionar características que facilitan la productividad laboral.
Microsoft Teams
Microsoft Teams promete una experiencia uniforme para unos 10.000 participantes durante la conexión. Es por eso que se muestra como el ideal para eventos masivos, como conferencias y seminarios.
Con esta aplicación podrás:
- Compartir pantalla
- Chatear durante una reunión
- Usar una pizarra digital
- Mostrar documentos, hojas de cálculo y presentaciones
Al igual que otras aplicaciones, tendrás completo control como anfitrión sobre quién accede o no a tus reuniones virtuales.
Zoho Meeting
Si andas en la búsqueda de una alternativa que te ayude a automatizar la gestión para un seminario en línea, tal vez la encuentres en Zoho Meeting.
Esta poderosa herramienta te permite configurar todo el proceso para tus eventos en línea.
En el caso de reuniones puedes programarlas con antelación, o crearlas e invitar a todos mediante enlace. También permite solicitar confirmación de asistencia y enviar recordatorios automáticos.
Posee 2 tipos de servicios pagos. El primero te permitirá realizar reuniones de hasta 100 participantes con 10 grabaciones por un pago anual de US$8. El segundo presenta opciones para seminarios webs de 250 personas, por US$63 al año.
Se accede a esta herramienta mediante la web, aunque también se encuentra disponible para IOs y Android en versión móvil.
Gruveo
Con Gruveo no hace falta descargar aplicaciones. Se puede utilizar a través de un enlace, desde cualquier navegador.
Ofrece soporte para conversaciones grupales de hasta 12 participantes, con los que puedes compartir la pantalla completa o solo una ventana de ella.
Esta aplicación se encuentra disponible para los sistemas operativos iOS y Android para móviles.
Puedes usarlo gratis por 45 días y luego por 29$ al mes, podrás tener tu cuenta con un enlace permanente.
Servicios de videomensajería para entretenimiento y videojuegos
Discord
Con Discord el entretenimiento está garantizado. Permite compartir sesiones de pinturas, un karaoke en grupo o conversar con tus amigos para la estrategia de tu juego favorito.
Puedes crear tus propios servidores o salas, y personalizarlas como desees para hacerlas atractivas a tus amigos o familiares. Estos podrán ingresar con tu invitación.
Discord soporta videollamadas de hasta 50 personas y cuenta con aplicaciones para para Android, iOS, Windows, macOS y Linux.
Puedes usar Discord gratis, pero si deseas contar con funcionalidades como más potentes debes elegir entre los planes Discord Nitro disponible por 99,99$ al año o Nitro Classic por 49,99$.
Estas funcionalidades incluyen compartir la pantalla y hacer transmisiones en alta revolución durante la ejecución de juegos, crear tus emojis personalizados o subir archivos de hasta 100Mb.
Houseparty
Para pasar el tiempo de una forma divertida entre amigos, Houseparty es una alternativa interesante.
Disponible para Android, IOS, Mac OS y Chrome. Con esta aplicación podrás recrear los juegos Heads Up!, Trivia, Quick Draw, UNO, Word Racers y Chips and Guac! en línea, para que no te pierdas de la diversión.
Puedes agregar amigos desde los contactos de tu móvil, o integrar la aplicación a redes sociales como Facebook y Snapchat, y así de forma rápida llenar tu sala para iniciar la videollamada.
Sus videollamadas grupales soportan hasta 8 usuarios conectados en forma simultánea y gratis.
¿La videoconferencia es segura?
Hay aplicaciones para videoconferencias que no tienen cifradas sus transmisiones más básicas. Así que deberás evaluar si te funcionan para lo que necesitas hacer.
Debes informarte siempre sobre lo que acontece con tus aplicaciones predilectas, y la manera en la que puedes cuidar tu información: qué medios de encriptación ofrecen y qué tan seguros son.
¿Cuánto ancho de banda consume las llamadas de vídeo?
Las videollamadas consumen una mayor cantidad de recursos, en comparación con otros servicios.
Por eso, lo ideal es contar con una conexión a Internet ilimitada que te permita soportar el gasto que implica una comunicación de este estilo.
Cada vez que te conectas con otra persona en una videollamada de calidad, consumes una cantidad importante de ancho de banda.
El sitio web audara ofrece una referencia de consumo para una llamada uno a uno, con la que te puedes guiar con respecto a varias aplicaciones.
En aplicaciones como Skype, puedes comprobar si cuentas con suficiente ancho de banda para realizar una videollamada.
En esta entrega te he hablado del mundo de las videoconferencias, sus bases técnicas, riesgos y te he mencionado características de algunas de las aplicaciones más usadas para este fin.
Espero que esta información te sea de utilidad y aproveches toda esta tecnología que hoy en día está al alcance de cualquier persona.
