¿Sabes lo que ocurre cada vez que envías un documento o una foto por correo electrónico?

¿Conoces por qué todavía es uno de los medios más importantes de comunicación?

En este artículo aprenderás lo que sucede cada vez que accedes a tu cuenta de correo electrónico o presionas el botón de enviar.

¿Qué es el correo electrónico?

Uno de los primeros sistemas que la digitalización modificó fue precisamente el de los correos.

En un principio se trataba solo de texto, pero en su evolución incorporó otros medios que aportan información al contexto.

El correo electrónico es correspondencia digitalizada, que emplea un conjunto de tecnologías para hacerte llegar un mensaje con garantías de integridad y privacidad.

Correo Electrónico

Está compuesto básicamente por 2 partes:

  • La cabecera.
  • El cuerpo.

¿Qué son las cabeceras del Email?

La cabecera de un correo electrónico, contiene información importante para la comunicación o transmisión del mensaje.

Parte de ella está a simple vista y otra debes ubicarla según el proveedor de servicio de correos que uses. 

Allí encontrarás el código o Id, el remitente, el destinatario, la fecha, el asunto, así como los datos de la ruta de conexión y servidores por los que pasó tu correo hasta llegar a su destino.

Si sientes curiosidad por conocer esa información adicional, en la ayuda de google tendrás información sobre cómo mostrarla en Gmail y otros proveedores de este servicio. 

¿Qué es el cuerpo del Email?

Es el contenido de la correspondencia, es decir un mensaje en el que puedes intercalar o anexar información en formato de texto, imágenes, audios, videos y enlaces.

¿Cómo funciona el envío del correo electrónico?

El correo electrónico posee muchas similitudes con el sistema tradicional, por ello a continuación te comento cómo se integran las partes para proveerte de este excelente medio de comunicación.

Hay un buzón o casillero, es decir un espacio en bases de datos que están integradas a servidores de correos, y que se asocian a tu dirección electrónica del estilo [email protected]

Esta dirección también es única en el mundo como la física, identifica a tu cuenta y contiene toda la correspondencia digital que has enviado o recibido a través de ella.

Cómo funciona el envío de correo electrónico

El buzón tiene una compuerta que te da acceso al contenido, este es el programa cliente con el que administras todo lo que hay en él, y además te sirve para enviar y leer correos, entre muchas otras acciones.

Los servidores de correos pueden ser internos porque los usen en una red privada o externos porque pertenecen a terceros, como por ejemplo las grandes empresa proveedoras como Gmail, Outlook o Yahoo.

Estos servidores simulan esas empresas o instituciones, como Fedex, que reciben, clasifican, resguardan y distribuyen la correspondencia.

El servidor remitente emplea un protocolo llamado SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) o protocolo simple de transferencia de correo, para transmitir la información hasta el servidor de destino.

Esto sucede en un constante flujo de requerimientos y respuestas, hasta que finaliza el proceso.

Diferencias con el correo tradicional

En niveles generales hay más similitudes que diferencias entre ambos sistemas de comunicación.

Sin embargo, a continuación te expondré algunas de ellas:

  • En el sistema tradicional el proceso puede tardar desde días hasta meses para cumplirse el ciclo, mientras que en el electrónico dura segundos.
  • En el tradicional, los agentes que intervienen son recursos físicos y humanos, en el electrónico hay físicos son ordenadores y mecanismos de comunicación que conforman las redes de datos, así como digitales.
  • En el tradicional debes realizar un pago por el envío, mientras que en el electrónico tienes la opción gratuita.
  • En el tradicional puedes enviar paquetes de grandes volúmenes físicos, en el electrónico solo datos.

cartas por correo tradicional

Protocolos de correo electrónico

Un servidor está compuesto por un ordenador y un software, ambos vinculados a una red de datos.

Los servidores de correos dirigen todo el proceso de la correspondencia, y se valen de múltiples tecnologías entre ellos los protocolos. 

Un protocolo es un conjunto de criterios que se deben cumplir para llegar a un fin, en este caso establecer comunicación.

Los protocolos permiten que los equipos y programas que intervienen en una red, se entiendan.

Los servidores de correos emplean protocolos cada vez que necesitan acceder o enviar algún mensaje.

A continuación te menciono los protocolos empleados por los servidores de correos electrónicos:

SMTP

El SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) o protocolo simple de transferencia de correo, es el medio que emplea el servidor para transmitir tu mensaje por la red.

Este primero establece una comunicación entre el servidor remitente y el de destino.

Después, efectúa una serie de pasos como inicio de sesión o reconocimiento entre ambos y la entrega a través de múltiples intercambios de datos.

Por último, el cierre efectivo de la conexión.

Imagina la siguiente situación: 

  • Inicio de Sesión:

  1. El cartero ha llegado a tu casa.
  2. Te pregunta si la persona destinataria vive allí.
  3. Tú respondes que sí.

  • Transmisión:

  1. El cartero te consulta si puedes recibir el paquete.
  2. Le indicas que si.
  3. Te pide llenar un formulario.
  4. Te indica el lugar de la firma.
  5. Te da una copia de la constancia de entrega.
  6. Te facilita el paquete.

  • Cierre de Sesión:.

  1. El cartero verifica que todo ha culminado en forma correcta
  2. Se va.

Así más o menos, es el flujo de información hasta que cierras o recibes tu correspondencia.

POP3

Post Office Protocol versión 3 (POP3) es uno de los mecanismos empleados para el acceso al buzón de correos. 

Ofrece la posibilidad de que tu correspondencia sea descargado en tu equipo y eliminada en el servidor.

Es ideal para leer los mensajes fuera línea y en el caso de requerirse liberar espacio en servidor.

IMAP

Internet Message Access Protocol (IMAP) es el más empleado y lo utilizas cada vez que accedes a tu cuenta de correos para verificar si hay un mensaje nuevo.

Con él puedes acceder a tu buzón desde cualquier dispositivo o momento, y siempre tendrás disponible la información, a menos que la elimines manualmente.

servidores de correo electrónico

¿Para qué sirve el correo electrónico? 

Los correos electrónicos son una modalidad de mensajería que ocupa información normalmente más extensa que en la instantánea y de menor volatilidad. 

Según la legislación de cada país, este medio de mensajería suele estar reconocido como un factor probatorio de carácter legal en caso de presentarse conflictos de intereses entre destinatarios y remitentes.

La recomendación de expertos en seguridad es que debes tener al menos 3 cuentas de correos:

  • Una para asuntos laborales.
  • Una de uso personal
  • Otra con información de menor relevancia.

Mensajes personales y de empresa

Desde el punto de vista personal, puedes usar los correos electrónicos con muchos propósitos.

Entre ellos, para que realices o recibas requerimientos, reclamos, informes académicos, facturas, invitaciones, estados de cuentas, redes sociales, regalos digitales, y más.

En la gestión empresarial es posible que sean usados tanto a lo interno para la comunicación entre compañeros de trabajo, como a lo externo con clientes, proveedores, instituciones u organismos.

Avisos, alertas y actualizaciones

Los servicios webs y aplicaciones utilizan este medio para informar sobre vencimientos, problemas de seguridad, aceptaciones legales, actividad en redes sociales, códigos para acceso, entre otros. 

El correo electrónico se ha convertido hoy en día en un requerimiento indispensable para acceder a cualquier servicio o producto digital.

Promociones comerciales 

Por excelencia, la actividad comercial digital se basa en estos servicios para hacerte llegar promociones, porque tiene la ventaja de ser directo.

A través del correo electrónico puedes tocar varias veces las motivaciones de un mismo cliente para incentivar la compra y fidelización.

Newsletters 

Son elementos de comunicación electrónica con la que puedes obtener noticias o información de interés, aunque en muchas ocasiones se cuelan las promociones de cualquier estilo.

Tu correo es empleado para hacerte llegar este producto, normalmente luego de haber realizado alguna suscripción gratuita o no.

uso del correo electrónico

¿Cuándo se envió el primer Email?

Internet tiene sus orígenes en una red de uso militar que se creó por los años 60’s llamada ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network), en español Red de la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada.

Esta fue la propulsora de la interconexión de computadores a nivel mundial con múltiples propósitos.

Entre ellos, la posibilidad de establecer un medio de comunicación para enviar y recibir información por diferentes vías, de tal manera que permaneciera disponible aún luego de estallar una bomba nuclear.

Entre un pequeño grupo de programadores, un ingeniero eléctrico egresado del Massachusetts Institute Technology (MIT) y de nombre Ray Tomlinson,  fue incorporado al proyecto ARPANET.

Él trabajó en una mejoras para un programa llamado SNDMSG, que permitía la transmisión de mensajes entre terminales conectados a un gran ordenador central.

Pero, esto todavía no era una red. Se trataba de un único ordenador con múltiples dispositivos de entrada y salida.

Hasta ese momento, un buzón era solo un archivo de texto en el que los usuarios podían incorporar mensajes, pues contaba con una protección especial que solo le otorgaba el permiso de agregar y ver.

correo electrónico icono

Una vez que se logró la interconexión de ordenadores, aunque se encontraban físicamente en el mismo sitio, el reto para Ray era hallar la manera de distinguir entre uno y otro. 

Fue cuando se le ocurrió añadir al SNDMSG el código de un protocolo experimental llamado CYPNET, encargado de enviar archivos y que distinguía entre un buzón local y uno de red.

Entonces, incorporó a su sistema el símbolo “@“ para separar el nombre del usuario del ordenador en el que se encontraba la cuenta de correo.

Este símbolo se refiere al término “en“, es decir [email protected] es igual a usuariotalenordenardorcual. 

Y así fue como en 1971, se envió el primer correo electrónico.

¿Qué es una dirección de Email?

Tal como te he contado hasta ahora, una dirección de email es un conjunto de caracteres que identifican una cuenta o buzón.

Además es única en el mundo y está compuesta de básicamente tres aspectos descriptivos:

  • El nombre de usuario, que es de libre elección siempre que se encuentre disponible para el dominio elegido.
  • El símbolo arroba, que separa el nombre de usuario del dominio.
  • El dominio, o nombre que describe a la empresa o proveedores de servicios de correos, como gmail.com, hotmail.com, entre muchos otros.

Servicios de correo electrónico más usados

En la actualidad existen una serie de servicios globales que poseen ofertas gratuitas y de pago para que gestiones tus correos electrónicos, entre ellos los más conocidos son:

Gmail

Perteneciente a la empresa estadounidense Google, es el servicio más popular en la actualidad no solo por su efectividad, sino por ser mayoritariamente gratuito.

Gmail

También, porque concede acceso a una serie de herramientas que apoyan la operatividad en la nube y por su excelente filtro de spam.

Según datos mencionados por Meriti, hasta el 2018 Gmail ya contaba con más de 1.500 millones de usuarios en todo el mundo, y se proyectaba que en 2020 llegaría a 4.000 millones, con un crecimiento anual del 3%.

Su cuenta gratuita ofrece 15Gb de almacenamiento que se comparten entre el servicio de correos, Drive y Fotos. 

Soporta archivos adjuntos de hasta 25Mb para envío y para recepción desde otros servicios, hasta 50Mb.

Outlook Mail

Provisto por la empresa Microsoft, llegó a ser líder del mercado antes que Gmail.

Outlook

Outlook nació con la idea de apoyar la gestión personal o de equipo, con tareas, calendarios, contactos, entre otros, así como la conexión con el servidor de correos de dicha empresa.

Posteriormente, absorbió el servicio de hotmail para integrar sus cuentas en una misma plataforma, pero todavía es uno de los servicios gratuitos más fuertes de todo el mundo.

Con esta cuenta, puedes además utilizar aplicaciones como Microsoft Office, Skype y OneDrive.

Al igual que Gmail, ofrece 15Gb de almacenamiento, pero permite archivos adjuntos de hasta 20Mb.

Yahoo Mail

Complementaria del gran portal de noticias de Yahoo, este servicio de correos te ofrece 1Tb de almacenamiento, así como el envío de archivos adjuntos de hasta 100Mb.

Yahoo Mail

Yahoo Mail permite el acceso y participación a Yahoo Respuestas, un foro en el que encontrarás información relevante sobre diversos tópicos de interés.

También funciona de manera integrada con el buscador Bing.

Sin embargo, su mayor problema es la publicidad.

Clientes de Email más populares 

Un cliente es una aplicación que instalas en tu PC o teléfono móvil, en ocasiones también disponible en la web, que te permite acceder a tu cuenta de correos sin importar el dominio que tenga.

A través de ellos, los correos pueden ser gestionados, incluso descargados en tu equipo para leerlos o crear nuevos, fuera de línea. 

Este es todavía un atributo importante, sobre todo cuando no se dispone constantemente de una conexión a Internet.

En los servicios más populares, los avances del trabajo en la nube hicieron casi transparente esa diferencia al permitir desde la web trabajar sin conexión alguna.

Por ejemplo, con Gmail puedes leer, responder y buscar mensajes en tu cuenta de correos a través del navegador Chrome. Te dejo este enlace por si deseas activar esa opción, y este para el caso de Outlook.

Entonces, queda claro que cada vez que accedes a tu cuenta de correos lo haces con la intermediación de un programa cliente.

usando un cliente de correo electrónico

Pero, tal vez necesites emprender y no deseas que la comunicación interna de tu empresa sea administrada por terceros.

Entonces, debes asignar a una red un equipo que funcione como servidor interno y estos programas clientes serán los que te faciliten acceder a los buzones respectivos.  

Hay una gran variedad de ellos en el mercado, pero hoy te voy a hablar de estos que suelen usarse con mayor frecuencia:

Microsoft Outlook

El Microsoft Outlook es un archiconocido cliente que puedes instalar tanto en tu ordenador a como en tu teléfono móvil.

En versión móvil se encuentra disponible para Android, Windows y IOs, y en la de escritorio tanto para Windows como MacOs.

Pertenece a la empresa Microsoft, por lo que su uso es de carácter privado o propietario aunque puedes descargarlo gratis para móviles.

Mozilla Thunderbird

Este software cliente es de código abierto y gratuito, aunque en su plataforma acepta donaciones por si tienes intención de colaborar. 

Thunderbird

Te permite gestionar tus correos, leer noticias, conversar por chat y administrar tu calendario desde tu ordenador.

Su apariencia es muy rudimentaria, como suele suceder con muchísimos programas de la filosofía del software libre, pero resulta muy funcional.

Cuenta con el apoyo de una comunidad encargada de sus actualizaciones o soporte y está disponible para ordenadores con sistema operativo Windows, MacOS y Linux.

¿Qué es un fichero adjunto?

¿Alguna vez te han pedido remitir un currículum, un trabajo de la universidad, alguna solicitud de tarjeta de crédito o la receta de pasteles de la abuela?

Un fichero adjunto es un archivo de cualquier formato soportable por el programa cliente y con un peso permitido, que es enviado o recibido como un anexo de un correo.

Pueden ser documentos, imágenes, audios o videos.

descarga de archivos

Servicios para enviar ficheros grandes más conocidos

Los límites que impone cada proveedor de estos servicios, con respecto al tamaño de los archivos o ficheros que se pueden adjuntar, deja por fuera una extensa lista de información que precisa ser transmitida. 

Allí es donde intervienen las plataformas que te describiré a continuación, en los que puedes enviar documentos de mayor tamaño y muchas veces sin necesidad de registrarte en ellas:

WeTransfer

WeTransfer es una herramienta en la nube que nació con la idea de hacer transferencias de archivos.

WeTransfer Logo

El tamaño soportado para su cuenta gratuita es de hasta 2Gb de archivos, enviados hasta a 3 destinatarios y sin necesidad de registrarse.

Además, con su cuenta Pro o de Pago puedes realizar envíos de hasta 20Gb y hasta 10 destinatarios. 

Ofrece integración con Thunderbird y su uso es muy sencillo.

Wetransfer

Smash

Un servicio europeo de origen francés, muy fácil de usar además de potente que basa su tecnología de almacenamiento en los servicios de Amazon, y emplea cifrado de datos en sus archivos. 

smash file transfer logo

Smash posee 3 tipos de cuentas: 

  • La gratuita con transferencia ilimitada, disponibilidad de tus archivos en la plataforma hasta 14 días, y con posibilidad de estar protegidos por contraseña.
  • La Premium por 5$ al mes, te ofrece transferencia ilimitada, archivos disponibles durante un año, además de contar con la opción de personalizar la URL, la página y los mensajes, ideal para recordatorios o publicidad.
  • La Team por 10$ al mes, te permite incorporar 5 colaboradores.

Smash

Filemail

De origen Noruego, adiciona más elementos de seguridad para la transferencia.

Logo de Filemail

Filemail maneja cifrado de datos, autenticación de 2 factores y detección de virus, así como un historial sobre características relevantes de la descarga (quién, cuándo y cómo hizo la descarga).

Uno de los atributos más importantes es su capacidad de integrarse a sitios web con la incorporación de un código sencillo, para que puedas recibir archivos en forma directa en tu propia página web.

Ofrece 4 planes:

  • Uno gratuito con archivos disponibles por 7 días y verificación de antivirus.
  • El Pro por 10$ mensuales ofrece disponibilidad de archivos por 30 días, 1Tb de almacenamiento, protección antivirus y la funcionalidad de integración.
  • El Business incorpora archivos disponibles permanentemente, marca y subdominio así como gestión de recibidos.
  • Finalmente, el Enterprise da 5Tb de almacenamiento, protección de datos de dos factores, y algunas funciones de seguridad adicionales  

Añade a estas características, la posibilidad de integrarse con Outlook para el envío de archivos a través de este potente cliente.

Filemail

Dropbox Transfer

Facilita la transferencia de hasta 100Gb de archivos en su cuenta gratuita, sin registrarte y sin interferir en la capacidad de tu cuenta DropBox.

Posee además 5 cuentas de pago: 

  • Tanto en las Plus, Family y Business Standar se ejecutan transferencias de hasta 2Gb.
  • Mientras que tanto en la Profesional como en la Business Advanced, Enterprise o Education lo hacen con 100 GB.  

Dropbox Transfer es muy intuitivo y fácil de usar, e incluye la carga de archivos con solo arrastrar y soltar.  

Sus reportes muestran cuántas veces una persona ha visualizado y descargado algún archivo, y restringe la edición por parte de terceros.

Dropbox

¿ Qué es el Spam o correo basura?

Es probable que tengas poco tiempo con una cuenta de correo, y aún así puedes observar como muy pronto empieza a llenarse tu buzón con publicidad, y en ocasiones con información fraudulenta.

De esto se trata el correo basura, referido a todo aquel mensaje que no ha sido solicitado pero llega a tu cuenta.

Los grandes proveedores de servicios de correos poseen potentes herramientas antispam que los clasifica con mucha asertividad y los aloja en otros espacios para que no te molesten cuando revisas tu correspondencia .

Sin embargo, en muchas ocasiones ocurre que aquella información que si deseas recibir se encuentra oculta en la bandeja de Spam.

Entonces, solo debes indicar al sistema que los correos provenientes de esa otra cuenta son deseados, y así solventarás esa situación.

spam o correo electrónico basura

¿El correo electrónico es seguro?

La seguridad es un tema de equipo, y en esta sociedad globalizada existen instituciones, organismos o empresas encargadas de prevenir hechos que la afecten.

Sin embargo, depende también en gran proporción del nivel de conocimiento y acción asertiva que tengas para impedir ciertos hechos.

Cada vez los malhechores son más activos y especializados en sus actividades, es por ello que debes estar al tanto de los riesgos, vulnerabilidades, y del cómo prevenir al máximo que sustraigan tu información.

El sistema  S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) o en español Extensiones de Correo de Internet de Propósitos Múltiples / Seguro, es uno de los mecanismos para la protección de la información.

Éste realiza el cifrado (transformación del contenido del correo a un código sin sentido semántico) y emplea funcionalidades como la firma digital que permiten aseverar que:

  1. Tanto el remitente como el destinatario son quienes dicen ser  (autenticidad), 
  2. El mensaje es fidedigno (integridad) y 
  3. Nadie puede negar que el correo fue transmitido (no repudio) .

Sin embargo, para ello es necesario que las cuentas que participan en la comunicación soporten este protocolo o lo tengan activado. 

Gmail afirma que esta funcionalidad no está disponible para sus cuentas gratuitas.

Pero, si lo observas al entrar a tu cliente de correos web, en la barra de direcciones del navegador se encuentra un candadito en un tono gris.

Esto indica que la aplicación emplea un protocolo llamado TLS (Transport Layer Security) o seguridad en capas de transporte.

A través de él se certifica que la información ha sido encriptada, y que tanto el remitente como el destinatario son quienes dicen ser.

revissando el correo electrónico

Sin embargo, si ambas cuentas de correos no cuentan con TLS, la plataforma pudiera enviarlo sin tomar en cuenta ese mecanismo, lo que puede ser contraproducente pues el mensaje viajaría expuesto por la red.  

También, es importante efectuar acciones como la verificación en 2 pasos, asociar direcciones y números telefónicos para recuperación, así como verificar la identidad de la cuenta de correos que remite el mensaje. 

Asegúrate siempre de que conoces al remitente, y si no es así, duda del contenido de los archivos y la dirección desde donde remite la información.  

Servicios de envío de Email más conocidos

Para desarrollar un sitio web o aplicación, es posible que debas contratar la funcionalidad de enviar o recibir correos electrónicos.

Esto es útil para verificación de identidad, permanecer en comunicación con los clientes, o con cualquier otra intención.

Los lenguajes para la web poseen instrucciones o funciones que hacen esto posible, pero de una manera muy simple, sin proporcionar mayores elementos de seguridad.

El programador debe desarrollar esos elementos de seguridad y probar ante diversas vulnerabilidades, lo que encarece el coste y tiempo de un proyecto.

En el mercado existen hoy en día servicios especializados que además de proveerte su código, trabajan constantemente en la mejora de sus plataformas para robustecer la seguridad y eficiencia en la gestión propia de correos.

Estos son algunos de los que existen en el mercado:

Mailgun

Mailgun

Mailgun proporciona un conjunto de APIS o porción de código informático con una funcionalidad, para que hagas posible la recepción y envío de correos electrónicos desde tu sitio web.

Tiene un plan gratuito por 3 meses en el que puedes enviar y recibir hasta 5 mil correos, con el que posteriormente deberás realizar pagos a medida. También cuenta con otros tres planes de suscripción. 

SendGrid

Sendgrid

SendGrid provee tanto los servicios de integración de la gestión de correos en tu sitio, como de email marketing, automatización, plantillas, pruebas, formularios de registros, y más.

Sin embargo, tanto la API de integración como los servicios de marketing se venden por separado.

En el caso de la API posee 4 planes.


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Diseñadora gráfica y programadora web

Marta Cabrera (Valencia, 1988) cursó el Grado en Ingeniería Informática. Además tiene el Máster universitario de Desarrollo de Sitios y Aplicaciones Web de la UOC.

Tiene experiencia en diseño de aplicaciones, sobre todo de frontend con frameworks como reactjs.