Poco tiempo ha pasado desde que las reuniones y las clases fueron sustituidas por encuentros digitales. Aunque la presencia física es importante, hoy se sabe que los grupos en línea son tan productivos como los que se reúnen en persona.
Si te preocupa la comunicación a distancia y las videoconferencias, es necesario que conozcas Microsoft Teams. A través de esta herramienta se te hará más fácil interactuar y colaborar con tu equipo de trabajo, en cualquier momento y sin importar donde estés.
¿Sientes que debes mejorar tu flujo de tareas y la forma en la que te reúnes? Si es así, en este artículo te contaré todo sobre Microsoft Teams, para que puedas aprovechar al máximo sus características y optimizar tu trabajo desde casa.
| URL | https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft-365/microsoft-teams/ |
| Fecha de lanzamiento | 2017 |
| Cantidad de usuarios | 44 millones (2020) |
Qué es Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma colaborativa en línea. Su servicio está enfocado en la integración de equipos a través de videollamadas, mensajería instantánea, entre otras funciones.
Además de esto, Microsoft Teams también es una extensión de Microsoft 365. Con ella, los usuarios pueden gestionar en equipo su trabajo de Office y conectarse a otras aplicaciones de productividad (como Zendesk o Asana).
Para qué sirve Microsoft Teams
Microsoft Teams es ideal para ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones en equipo.
Al utilizarla no solo podrás compartir y editar documentos en segundos, sino también intercambiar mensajes en conversaciones grupales.
Aunque la fortaleza de esta herramienta son sus opciones de productividad, estoy seguro de que el resto de las funciones de Microsoft Teams también te servirán para:
- Crear grupos de trabajo con hasta 10.000 personas.
- Participar en llamadas o videoconferencias.
- Gestionar y compartir accesos directos a documentos en OneDrive.
- Editar archivos de forma colaborativa.
- Integrar mensajes de correo electrónico dentro de la plataforma, para tenerlo todo en un solo lugar.
- Generar hilos o canales de conversación, para organizar los mensajes por tema.
- Administrar notas, tareas y calendarios.
- Recibir notificaciones en directo sobre las actividades de tu grupo.
Por qué es importante Microsoft Teams
En momentos donde tu equipo debe enfocarse, lo mejor es tener todas las herramientas a mano. Por este motivo, Microsoft Teams es un servicio esencial para mantener el ritmo de trabajo y no perder tiempo en la búsqueda de recursos.
Microsoft Teams también es importante cuando se desea hacer seguimiento a reuniones o actividades. En esta herramienta todo queda grabado, por lo que no será difícil para ti gestionar minutas o supervisar el rendimiento de tu grupo.
Si necesitas tener todo bajo control, Microsoft Teams es imprescindible para establecer itinerarios. Al finalizar tu jornada, este servicio te permitirá programar reuniones y organizar contenidos a difundir en el momento de las mismas.
Tu seguridad y privacidad también son importantes. Por ello, Microsoft Teams cifra toda la información de tu cuenta, previene la pérdida o filtración de tus datos y te protege de virus o archivos maliciosos dentro de tus conversaciones.
Opiniones de Microsoft Teams
Con una puntuación de 4.5 estrellas sobre 5, los usuarios de iOS y Android califican a Microsoft Teams como una herramienta innovadora. Más de 1 millón de reseñas destacan su buen servicio de comunicación y sus opciones orientadas al aprendizaje en línea.
Además de esto, las opiniones resaltan que la aplicación no posee errores y se comporta con fluidez en diferentes dispositivos.
Sin embargo, otros usuarios aseguran haber experimentado lentitud durante llamadas grupales.
Características de Microsoft Teams
Ya sea que pertenezcas a una gran empresa o a un pequeño grupo de estudiantes, conocer las funciones de esta herramienta te permitirá sacarle mayor provecho.
Por ello, en este apartado te muestro las características más destacadas de Microsoft Teams.
- Su aplicación está disponible para Windows, Mac, iOS y Android.
- Ofrece videollamadas de alta calidad con transmisión de video en HD
- La plataforma de mensajería instantánea soporta el envío de mensajes de voz, documentos, GIF y stickers. También permite mencionar a usuarios y traducir conversaciones en tiempo real.
- Admite la realización de conferencias y eventos en vivo, los cuales pueden incluir el uso de inteligencia artificial y dispositivos de reuniones (cómo las pantallas de Microsoft Teams o los altavoces inteligentes).
- Permite crear canales y conversaciones privadas, para controlar el acceso a datos confidenciales.
- La función de llamadas permite contactar a usuarios a través de números de teléfono internacionales.
- Incluye opciones especiales para compartir pantalla, utilizar una pizarra digital, generar subtítulos durante una videollamada, entre otras.
- Soporta el uso de Bots o programas automatizados.
- El servicio está disponible en 53 idiomas y 181 países.
Ventajas de Microsoft Teams
Desde su lanzamiento, Microsoft Teams ha hecho más fácil la gestión de tareas grupales y la creación de estaciones de trabajo eficientes.
Pero eso no es todo, con el paso del tiempo este servicio ha agregado otras ventajas como:
- Funcionamiento 100% en la nube, que te permitirá acceder en todo momento a tus datos y comunicarte cuando lo necesites.
- Opciones sencillas e intuitivas, con las que cualquier usuario nuevo podrá ponerse al día de inmediato.
- Plataforma de mensajería optimizada, para sustituir el correo electrónico convencional y eliminar distracciones.
- Soporte para comandos de voz y teclado, ideales para llegar más rápido a las funciones esenciales.
- Envío de invitaciones a usuarios no registrados, los cuales pueden participar en un equipo y colaborar sin necesidad de usar una cuenta.
Desventajas de Microsoft Teams
Cuando utilizas un servicio, es imposible no encontrar algún aspecto negativo. Microsoft Teams no escapa de esa realidad, razón por la cual en este apartado te muestro 4 desventajas que encontrarás al utilizar esta herramienta.
- No posee opciones que funcionen sin conexión, por lo que siempre necesitarás internet para utilizar el servicio.
- Su sistema de archivos es diferente al de una carpeta en la nube o en un ordenador, lo cual resulta complicado para muchos usuarios.
- Al invitar usuarios a un equipo, es necesario aprobar permisos previos que ralentizan el proceso, sobre todo si se necesita agregar a varias personas.
- A pesar de que es compatible con los servicios de Microsoft, no todos ellos poseen opciones para compartir o enviar elementos hacia la plataforma de Teams.
Cuánto cuesta Microsoft Teams
Microsoft Teams es un servicio gratuito, en el que podrás registrarte sin ningún coste.
No obstante, en caso de que desees ampliar las funcionalidades y utilizar su plataforma premium, podrás suscribirte a alguno de estos planes:
| Planes | Características |
| Microsoft 365 Empresa Básico $60/año por usuario | Grabación y almacenamiento de reuniones en la nube. Videoconferencias con hasta 300 participantes. Envío y uso de archivos de hasta 1 TB por usuario. 1 TB de almacenamiento en OneDrive para cada usuario. Autenticación multifactor para mayor seguridad. Gestión y auditoría de informes. Soporte técnico vía web y teléfono. |
| Microsoft 365 Empresa Estándar $150/año por usuario | Todas las características de Microsoft 365 Empresa Básico más: Versiones instalables de escritorio de Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Publisher y Access. Soporte de aplicaciones empresariales como Bookings y MilelQ. |
| Office 365 E3 $240/año por usuario | Todas las características de Microsoft 365 Empresa Estándar más: Soporte para eventos online con hasta 10.000 participantes. Planes de llamadas. 500.000 usuarios por equipo. Envío de archivos con tamaño ilimitado. Almacenamiento ilimitado en OneDrive para cada usuario. |
Microsoft Teams también ofrece planes de llamadas para números nacionales e internacionales. Sin embargo, los costes varían dependiendo del país y de las opciones a utilizar en cada llamada.
Alternativas a Microsoft Teams
En efecto, Microsoft Teams es una herramienta completa y actualizada para el trabajo diario. Pero, ¿sabías que existen otras opciones capaces de ofrecerte una gran experiencia colaborativa en línea?
Si pensabas que solo esta herramienta podría ayudarte con el trabajo en equipo, en este apartado te muestro las 3 mejores alternativas a Microsoft Teams, para que puedas comparar funciones y elegir el servicio más eficiente.
BlueJeans Meetings
BlueJeans Meetings es una plataforma desarrollada por profesionales para profesionales. A diferencia de Microsoft Teams, su uso se centra de forma exclusiva en el ámbito empresarial y de negocios.
Al registrarte en BlueJeans Meetings obtienes acceso a conferencias con hasta 50 personas. También disfrutarás de espacios de trabajo con herramientas de planificación, mensajería instantánea y estadísticas de productividad.
Además de sus funciones básicas, este servicio se caracteriza por ofrecer: compatibilidad con múltiples sistemas y aplicaciones, calidad HD y sonido Dolby Voice en llamadas, reconocimiento de voz y protocolos de protección de datos.
BlueJeans Meetings es una herramienta gratuita, en caso de que solo participes en reuniones creadas por un cliente del servicio. Si deseas administrar tus propios grupos y conferencias, deberás suscribirte desde $9.99/mes.
Slack
Si buscas un servicio rápido e intuitivo, Slack es la solución para ti y tu empresa. Al igual que en otras plataformas de trabajo colaborativo, en esta también podrás compartir documentos, editarlos en equipo e intercambiar mensajes grupales.
A diferencia de Microsoft Teams, en Slack no contarás con videoconferencias en HD. Sin embargo, en caso de que desees la mejor calidad, podrás conectar otro servicio de llamadas compatible (como Zoom o Google Hangouts).
Slack es compatible con más de 2200 plataformas empresariales y de productividad. Sus herramientas incluyen: canales temáticos para tus conversaciones, historial de actividades y automatización de tareas frecuentes.
Aunque no lo creas, Slack ofrece una modalidad gratuita para todos los usuarios. Si deseas ampliar sus funcionalidades básicas y acceder a más beneficios, puedes suscribirte a un plan desde $6.67/mes y disfrutar de hasta 10 GB de espacio.
Asana
En la actualidad, Asana se ha posicionado como uno de los servicios empresariales más poderosos. Con esta herramienta podrás gestionar desde tareas simples de tu equipo hasta grandes proyectos de negocio.
Al igual que en Microsoft Teams, en Asana podrás conectar hasta 100 servicios de productividad diferentes. Estos te permitirán tener tus documentos, correos, mensajes y notas a mano, para que puedas conseguir todo en un solo lugar.
Aunque Asana es la plataforma ideal para centrarte en el trabajo y ahorrar tiempo, en ella no podrás realizar llamadas o videoconferencias. Sin embargo, tendrás la posibilidad de conectar un complemento para esta función.
En Asana no necesitas pagar para organizar tareas con tu equipo, crear nuevos proyectos y colaborar en ellos. No obstante, en caso de que desees ampliar el espacio y agregar más funcionalidades, puedes suscribirte desde $13.49/mes.
Cómo funciona Microsoft Teams
Si nunca has trabajado en una plataforma colaborativa, no te preocupes. El funcionamiento de Microsoft Teams es sencillo, y te costará poco familiarizarte con sus opciones y mecanismos.
Después de registrarte e iniciar el servicio, Microsoft Teams te dará acceso a la página principal de la aplicación, donde podrás comenzar a crear grupos, pautar reuniones en el calendario, realizar llamadas y gestionar archivos en la nube.
Al administrar tu primer equipo, Microsoft Teams te permitirá escoger entre un grupo privado, público u organizacional. La plataforma también te dará la opción de añadir o invitar usuarios con tan solo escribir sus direcciones de e-mail.
Si tu proyecto se alarga más de lo habitual, no hay ningún problema. Microsoft Teams te dará la posibilidad de anexar canales temáticos a tu equipo, para que mantengas el orden y gestiones múltiples asuntos con diferentes integrantes.
En caso de que necesites reunirte con tu grupo, la opción “Reuniones” de Microsoft Teams te ofrecerá un calendario para programar tus conferencias. También el servicio te permitirá iniciar una llamada inmediata desde el chat grupal.
¿Echas de menos alguna función de productividad? Descuida. En Microsoft Teams tendrás siempre a tu disposición el apartado de Aplicaciones, que te permitirá en todo momento añadir nuevos servicios para mantener el flujo de trabajo de tu equipo.
Cómo registrarte en Microsoft Teams
Antes de comenzar a aprovechar todas las características de este servicio, es necesario que registres una cuenta a tu nombre.
Por ello, en este apartado te guiaré paso a paso en el proceso de registro de Microsoft Teams.
- Desde tu navegador favorito accede a la página oficial de Microsoft Teams.
- Haz clic en Suscribirse gratis.
- Ingresa tu dirección de correo electrónico y después haz clic en Siguiente. No importa si ingresas tu dirección de Microsoft u otro proveedor en línea.
- Elige para qué deseas utilizar el servicio. Puedes escoger entre uso académico, personal o empresarial. Es probable que para uso académico necesites utilizar un e-mail certificado por tu centro educativo.
- Ingresa tus datos personales y a continuación selecciona Siguiente.
- La plataforma tardará unos minutos en configurar tu cuenta. No cierres tu navegador ni reinicies la página. Cuando todo esté listo, accederás de inmediato a la página principal.
Cómo descargar e instalar Microsoft Teams
Aunque la plataforma web de Microsoft Teams es eficiente, utilizar su aplicación te permitirá disfrutar de muchas más opciones. Si deseas llevar este servicio siempre contigo, en este apartado te cuento como instalarlo en tus equipos.
- Desde tu ordenador o dispositivo móvil con iOS o Android, inicia el navegador y accede a la página oficial de descarga de Microsoft Teams.
- Si te encuentras en un ordenador, selecciona Descargar para escritorio. En caso de que accedas desde tu dispositivo móvil, haz clic en Descargar para dispositivo móvil e ingresa tu dirección de correo electrónico.
- En tu ordenador solo deberás esperar a que finalice la descarga del instalador, para después ejecutarlo y seguir los pasos en pantalla. Si seleccionaste la descarga para tu dispositivo móvil, accede a tu e-mail y haz clic sobre el vínculo de descarga proporcionado por Microsoft.
- El enlace para tu equipo móvil te conducirá a la tienda de aplicaciones de tu sistema. Cuando accedas a ella, asegúrate de visualizar la aplicación de Microsoft Teams y selecciona Instalar.
- Una vez que finalicen ambos procesos, ejecuta la aplicación desde el escritorio de tu ordenador o la pantalla principal de tu dispositivo móvil.
Historia de Microsoft Teams
Microsoft Teams nace en 2017 como una evolución del servicio Skype for Business y Microsoft Classroom. La plataforma fue desarrollada en 2016 y es dirigida en la actualidad por Brian MacDonald.
Desde su lanzamiento, Microsoft Teams compitió de forma directa con Slack. Aunque para entonces Slack mantenía la mayor cuota de usuarios, Microsoft Teams logró posicionarse al integrar toda la plataforma de Office 365 en su servicio.
En 2018, Microsoft anunció una versión gratuita para Teams con funciones limitadas. Desde ese año, las plataformas de Skype for Business y Microsoft Clasroom comenzaron a ser descontinuadas.
Desde 2019, Microsoft se ha centrado de forma exclusiva en el desarrollo de Teams. Durante ese año, la plataforma alcanzó los 20 millones de usuarios activos, quienes en su mayoría utilizaron el servicio gratuito.
En 2020, con el auge del teletrabajo y las reuniones en línea, Microsoft Teams eliminó las restricciones de su plataforma gratuita y mejoró los planes de pago. En la actualidad, el servicio acumula más de 44 millones de usuarios.
Sea cual sea tu ritmo de trabajo, Microsoft Teams está diseñado para adaptarse a tus requerimientos y ayudarte a alcanzar objetivos en equipo.
Tanto tú como tus contactos agradecerán tener más de 100 opciones de productividad a mano.
A diferencia de otras plataformas, Microsoft Teams es la más completa y segura que puedes probar. ¿Qué esperas para comenzar a trabajar? Tus proyectos más importantes estarán cada vez más cerca del éxito con esta herramienta.
