Tener un servicio de correo electrónico no solo te permite enviar y recibir mensajes. En la actualidad, servicios como Outlook se han convertido en un todo-en-uno, que reúne herramientas de comunicación, productividad y organización.
Por más que le doy vueltas a la cabeza, no me puedo imaginar cómo era posible la vida sin el email, o sin las utilidades de trabajo colaborativo y los calendarios en línea.
Por suerte, con Outlook tienes acceso a esto y mucho más, por lo que si necesitas gestionar la comunicación de forma eficiente, a través de una plataforma que te permita organizar tareas, eventos y reuniones, lo más probable es que ya estés utilizando este servicio.
Si no es así, y quieres aprender más sobre cómo usar Outlook, en este artículo te explicaré lo más importante de esta herramienta en línea, para qué sirve y qué ventajas te puede ofrecer. Estoy seguro que al terminar de leer, podrás comenzar a gestionar mucho mejor tus tareas y tu correo electrónico.
| Fecha de lanzamiento | 1996 (como Hotmail) |
| Cantidad de usuarios | 400 millones (2013) |
| Valor en bolsa | 1.5 billones de dólares |
Qué es Outlook
Outlook es un servicio de correo electrónico, basado en ofrecer herramientas adicionales para complementar el flujo de trabajo en línea.
A su vez, Outlook también es un espacio de productividad, sencillo y minimalista, que te permite empezar a trabajar sin distracciones, encontrando todas las opciones de organización a la mano.
Para qué sirve Outlook
Outlook sirve muy bien como gestor de correo en las organizaciones, pues sus utilidades destacan por conectar con agilidad a los miembros de un equipo.
Así mismo, si eres un usuario individual, Outlook te puede ayudar en actividades cotidianas, pues también sirve para:
- Ordenar de forma automática tu bandeja de entrada, priorizando los elementos más importantes.
- Planificar fechas y actividades de los próximos días, mediante Outlook Calendar, para evitar conflictos entre tus tareas esenciales.
- Compartir agendas y tareas programadas con tu equipo, para que juntos puedan centrarse en las áreas más importantes de un trabajo.
- Llevar a cabo reuniones mediante llamadas de Skype o Teams online.
- Enviar archivos desde la nube de OneDrive, para que los receptores puedan colaborar en el documento y visualizar siempre una versión actualizada.
- Sincronizar tus correos, contactos, calendarios y tareas, en todos tus dispositivos, para que siempre lleves contigo lo más importante.
Por qué es importante Outlook
Outlook es importante para facilitar la movilidad y el trabajo remoto, sobre todo cuando permanecer en línea es algo muy requerido por las organizaciones.
La administración de recursos resulta más eficiente cuando un equipo se mantiene conectado. Por ello, Outlook te permite monitorear un proyecto en tiempo real, facilitándote el envío y la recepción de informes, así como también las respuestas inmediatas a incidencias que deban resolverse.
Por otra parte, cuando grandes cantidades de documentos te dificultan el trabajo, Outlook es fundamental para mantener el orden y recuperar el ritmo de las actividades, pues no tendrás que preocuparte por organizar de forma manual todos los mensajes que recibes.
Opiniones de Outlook
Con una valoración de 4.5 estrellas sobre 5, más de 4 millones de usuarios, entre Google Play Store y App Store, califican de forma positiva el rendimiento de este servicio, destacando la buena estabilidad de su sincronización entre equipos.
Así mismo, los usuarios también han resaltado la facilidad para adjuntar documentos e integrar el uso del calendario, el cual les resulta muy útil para planificar actividades grupales.
Características de Outlook
Además de poseer integración con OneDrive, Outlook destaca con más características, que complementan mejor su oferta de servicios. Entre ellas puedes encontrar:
- 15 GB de almacenamiento gratuito por buzón.
- 20 MB de tamaño máximo para cada correo.
- Clientes de sincronización para Windows, Mac, iOS y Android.
- Búsqueda inteligente de mensajes y contactos.
- Función de Vista activa, que te permite previsualizar imágenes y documentos sin salir de tu correo.
- Integración completa con las herramientas de Office Online.
- Agrupación de mensajes con un mismo asunto en un hilo de conversación.
- Opciones de texto plano y enriquecido en la composición de correos, así como también plantillas para insertar mensajes automáticos.
- Configuración de reglas y filtros personalizados, en función del remitente o el contenido del mensaje.
- Capacidad para sincronizar cuentas de otros servicios de correo electrónico.
Ventajas de Outlook
Usar Outlook puede ser más beneficioso de lo que imaginas, pues muchas de sus funciones van más allá de lo que prometen. A continuación sabrás por qué.
- El espacio de almacenamiento del buzón es individual, no se comparte con otros servicios de Microsoft que utilices.
- No existen límites en la cantidad de dispositivos que puedes asociar.
- Puedes sincronizar tus contactos de People o Skype con tu correo y demás servicios de Microsoft.
- Es posible adjuntar archivos de otros servicios en la nube, como Google Drive y Dropbox.
- Puedes programar mensajes, para que se envíen cuando estás de vacaciones o no disponible.
- Es posible crear grupos de contactos, para unificar en un solo lugar toda la información de tu equipo de trabajo y facilitar el envío de mensajes.
Desventajas de Outlook
- Su interfaz web puede ser lenta en dispositivos con conexión limitada o pocos recursos.
- No posee una interfaz HTML para velocidades bajas de internet.
- Los filtros y las reglas personalizadas no son infalibles, por lo que algunos mensajes pueden saltarse las excepciones.
- No todas las medidas de seguridad están disponibles para particulares. El cifrado de datos solo es posible en cuentas Business.
- Los complementos y aplicaciones no funcionan en la web, solo se pueden conectar en el cliente de correo de Windows.
- El tamaño de los archivos adjuntos admite 5 MB menos que otros servicios, como Gmail.
Cuánto cuesta Outlook
Outlook es un servicio gratuito, con el que enviar archivos, organizar tu calendario y recibir notificaciones no requiere de costos adicionales.
No obstante, es posible aumentar las características disponibles mediante una suscripción a Microsoft 365, lo cual es ideal si trabajas con mucha información y necesitas más espacio.
| Planes | Precios | Características |
| Microsoft 365 Personal | $5.99/mes o $59.99/año | 1 TB de almacenamiento en OneDrive Acceso premium a todas las herramientas de Office Online. 50 GB de espacio en Outlook. Protección contra malware. Cifrado de correos. Direcciones de email personalizadas. Soporte técnico prioritario |
| Microsoft 365 Family | $7.99/mes o $79.99/año | Ofrece las mismas características que Microsoft 365 Personal, además de: 6 TB de almacenamiento Hasta 6 usuarios por suscripción (que pueden acceder a 1 TB de espacio cada uno). Prueba gratis de 30 días. |
Alternativas a Outlook
Desde el momento en que quieras empezar a ser más organizado, internet siempre te permitirá elegir las opciones que más se adapten a tus requerimientos.
En la actualidad, estas son las mejores alternativas a Outlook que puedes probar:
Gmail
No es casualidad que este servicio sea el primero en la lista, pues su funcionamiento, al igual que Outlook, integra herramientas ofimáticas, de organización y productividad. Otro todo-en-uno que sin duda debes probar.
A pesar de que Gmail cuenta con la misma cantidad de almacenamiento que Outlook, en esta plataforma si es necesario compartir el espacio con el resto de servicios.
No obstante, puede que esto se te termine olvidando, pues Gmail admite la integración con aplicaciones y complementos de terceros, que te ayudarán a estar menos ocupado sin dejar de ser productivo.
En caso de que necesites más espacio, una dirección personalizada o alguna herramienta de negocios, Gmail pone a tu disposición diversos planes de suscripción, con funcionalidades extras y precios desde $5.40/mes.
AOL
AOL es una de las plataformas de correo más antiguas en internet.
Con más de 20 años de historia, esta empresa se caracteriza por ofrecer hasta 25 GB de espacio para tus correos, así como también te permite, al igual que Outlook, enviar archivos de hasta 25 MB.
AOL no ofrece otras herramientas de productividad o trabajo colaborativo, por lo que los 25 GB de espacio son exclusivos para tu buzón de correo. Sin embargo, lo que si te ofrece AOL es compatibilidad con otros servicios de correo, así como también protección avanzada contra virus y spam.
En la actualidad, AOL tampoco ofrece planes de suscripción específicos para email, pues sus funciones de pago están orientadas a la ciberseguridad y la protección de datos empresariales.
Tutanota
Lanzado en 2011, este servicio de correo te ofrece seguridad avanzada, mediante sus mecanismos de protección con cifrado de extremo a extremo, que evita que terceros puedan acceder sin consentimiento a tus datos.
Así mismo, Tutanota también te ofrece algunas herramientas de organización, como Calendarios y Contactos, los cuales se integran por completo con el uso del correo electrónico.
El plan gratuito de Tutanota solo ofrece 1GB de espacio, un solo dominio de correo y un solo calendario. Si deseas ampliar estas características, el servicio también posee planes desde $1.20/mes, con dominios personalizados y hasta 1 TB de almacenamiento.
Cómo funciona Outlook
El funcionamiento de esta plataforma es muy similar a otros servicios que ya conoces.
Al enviar un correo a través de Outlook, los servidores de Microsoft procesan el mensaje y establecen múltiples conexiones, mediante el protocolo SMTP, el cual permite la transferencia de datos entre servicios, sin importar si has enviado el correo a un usuario en Gmail o Yahoo.
La conexión entre servidores se replica en varias oportunidades, hasta que el servidor de destino, mediante los protocolos POP3 e IMAP, recibe el mensaje y lo pone a disposición del destinatario.
Por otra parte, la interfaz de Outlook funciona mediante notificaciones en tiempo real, que te permiten recibir avisos sobre nuevos correos en tu buzón, estatus de envío de algún mensaje e incluso recordatorios sobre actividades en tu calendario.
Cómo iniciar sesión en Outlook
Después de registrarte, siguiendo los pasos en la página oficial, el inicio de sesión en Outlook es aún más sencillo:
- Ingresa en outlook.com y haz clic en Iniciar sesión
- Introduce la dirección de correo que creaste durante el registro y haz clic en Continuar. Si por casualidad la has olvidado, podrás recuperarla haciendo clic en Opciones de inicio de sesión.
- Introduce la misma contraseña que elegiste al registrarte. Puedes elegir Mantener la sesión iniciada, si te encuentras en un ordenador propio y no deseas repetir de nuevo estos pasos.
- Luego de hacer clic en Continuar, verás la pantalla de carga de Outlook y ya estarás listo para acceder a tu correo.
Cómo configurar Outlook en Windows
Además de ser un servicio en la web, Outlook también funciona como un cliente de correo, integrado en los programas de Office para PC.
Si también deseas utilizar este servicio en tu escritorio, estos pasos te guiarán durante el proceso:
- Selecciona e instala en tu ordenador el paquete de Office que más te convenga, ten en cuenta que este debe incluir Outlook.
- Abre Outlook desde el menú de inicio. Cuando veas la pantalla de bienvenida, haz clic en Siguiente.
- Outlook te preguntará si deseas configurarlo para que se conecte a una cuenta de correo, selecciona Sí y haz clic en Siguiente.
- A continuación escribe tu nombre, la dirección de correo que quieres asociar y tu contraseña de acceso al buzón, luego haz clic en Siguiente.
- Si ingresaste los datos de forma correcta, Outlook te indicará que la configuración ha finalizado de forma exitosa, y que ya puedes comenzar a utilizar el servicio.
Si el correo que deseas configurar es distinto de Gmail o Outlook, al ingresar tus datos selecciona Configuración manual, y a continuación haz clic en POP o IMAP. La empresa de correo electrónico debe proporcionarte los datos a ingresar en este apartado.
Historia de Outlook
El servicio que conoces como Outlook, nació en 1996 bajo el nombre de Hotmail. Sus creadores, Sabeer Bhatia y Jack Smith, desarrollaron en ese año un simple servicio de correo HTML, que para entonces ofrecía 2 MB de almacenamiento por usuario.
En 1997 dicho servicio ya contaba con 8 millones de cuentas activas, lo cual fue suficiente para que Microsoft decidiera comprarlo por 400 millones de dólares.
Luego de múltiples cambios, Microsoft logró que su servicio de correo fuese el más utilizado durante un tiempo, desarrollando muchas de las funciones que hoy utilizas, como la integración con el calendario y los archivos en la nube.
Según la última cifra dada en 2013, Outlook contaba con más de 400 millones de usuarios.
No obstante, a pesar del cambio de nombre iniciado ese mismo año, Microsoft no pudo recuperar la cuota que otros servicios habían comenzado a acumular, como Gmail, que ya contaba con 900 millones de usuarios para el momento.
Perfil financiero de Outlook
Outlook es un servicio de Microsoft, empresa líder del sector tecnológico, que en la actualidad acumula un valor de 1.5 billones de dólares.
Desde 1986, el valor de las acciones de Microsoft ha crecido de forma considerable, hasta alcanzar un precio $200 en la actualidad.
En 2018, Microsoft logró superar a Apple como la empresa más valiosa en el mundo. Esto, gracias a sus ingresos, que se han mantenido en más de 100 mil millones de dólares al año.
Ya sea que manejes grandes cantidades de trabajo, o que solo utilices el correo con familiares y amigos, Outlook es capaz de adaptarse a ti, para que ahorres tiempo y espacio, permitiéndote estar siempre conectado y atento a lo más importante.
